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Word 2007如何使用題注和交叉引用

時間:2016-03-19 07:08 瀏覽:

  Microsoft Office Word是微軟公司的一個文字處理器應用程序。作為 Office 套件的核心程序, Word 提供了許多易于使用的文檔創建工具,同時也提供了豐富的功能集供創建復雜的文檔使用。哪怕只使用 Word 應用一點文本格式化操作或圖片處理,也可以使簡單的文檔變得比只使用純文本更具吸引力。

  下面一起看學習Word知識。

  如果在文章的正文中需要引用,例如“如果想了解有關xxx的詳細信息,請參考本文第x頁xxx節的相關內容”,這時候你會怎樣做?手工創建索引?那以后如果頁數變化了,或者章節的編號名稱變化了,難道再挨個手工更新?

  呵呵,Word雖然讓文檔的處理工作簡化了不少,但如果你對Word不夠熟,可能依然會做很多重復性的工作。我以前就被這些問題困擾著,直到現在了解了Word的題注和交叉引用功能,呵呵,茅塞頓開。原來我以前都是在抱著金碗要飯呢。好的方法自然要給大家介紹一下了。這些技巧適合Word XP/2003/2007等幾乎所有較新的版本,只不過可能在細節上有所不同。下文會以Word 2007為例進行介紹。

  圖片、表格等元素的插入

  在很多文檔中,都要求在插入了圖片或者表格后還要顯示相應的標號以及一些簡短的描述。

  這時候最笨的方法就是在插入圖片或者表格之后,另起一行,然后設置和圖片或表格同樣的對齊方式,然后手工輸入所有信息。試試看這樣做吧:

  對于圖片,將圖片插入文檔后,用鼠標右鍵單擊圖片,選擇“插入題注”,隨后可以看到一個界面。

  首先,在“題注”一欄顯示的是插入后的題注的內容。“標簽”下拉菜單可以用于選擇題注的類型,例如如果插入的是圖片,可以選擇“圖表”,或者根據插入的內容類型選擇“表格”,“公式”。如果覺得Word自帶的幾種標簽類型不太貼切,單擊“新建標簽”按鈕即可新建自己需要內容的標簽。隨后可以在“位置”下拉菜單選擇題注出現的位置,可選的位置是項目的上方或下方,可以根據世紀需要選擇。經過上述簡單的設置,單擊“確定”,Word就會自動為我們創建好題注。

  如果是表格需要插入題注,只需要選中整個表格,然后用鼠標右鍵單擊,會出現同樣的選項

  為什么要這樣做?這樣做比手工輸入還麻煩,有什么必要?其實就是上文提到的第一個例子。如果你創作的是短文檔,頁數不超過10頁,其中沒有插圖或者只有很少的插圖,確實沒必要這樣做。但如果有上百張插圖,如果日后需要在兩張圖片中增加圖片,那么只要所有圖標都使用題注的方式進行了標識,那么新插入的圖片以及后面圖片的題注中的圖片編號都會被自動更新。也就是說,如果在“圖1”前面插入了一張圖片,那么原來的“圖1”就會自動變為“圖2”,后面的圖片一樣會自動更新。

  元素的交叉引用

  如果我在寫文檔的時候需要提及某個內容,例如“如果想了解有關xxx的詳細信息,請參考本文第x頁xxx節的相關內容”,這時候方便起見可以使用交叉引用功能。以我現在正在寫的一本書為例吧,如果在介紹Windows的安全性時提到了Windows安全中心,那么正常情況下,我應該在這里添加一句“關于安全中心的詳細信息,請參考本書第x頁xxx節的內容”。因為隨著編輯,書稿中每部分內容的頁數以及節編號都有可能發生改變,因此直接手工輸入就是一個最笨的辦法。這時候可以使用交叉引用。在正文中輸入了“關于安全中心的詳細信息,請參考本書第”字樣后,打開Word 2007的“插入”工具欄,然后單擊“交叉引用”按鈕,隨后可以看到界面。

  因為我要引用的是本文檔中其他段落的標題和頁數,因此首先需要在“引用類型”下拉菜單中選擇“標題”,接著本書的所有標題都會出現在下面的列表中(這種列表僅適用于通過樣式創建的具有結構的標題)。接著,因為需要先顯示被引用內容的頁數,因此在“引用內容”下拉菜單中選擇“頁數”,插入一個交叉引用。隨后,緊接著輸入一個“頁”字,然后再次插入一個內容為“標題文字”或者其他內容的交叉引用。這樣,引用好的內容就變成下面這樣了:

  注意圖中灰色背景的內容,這就是交叉引用的“域”。這些內容會隨著文檔結構的變化產生變化。例如,如果在插入這個引用的時候,安全中心一節的內容位于文檔的36頁,同時章節編號和名稱是“1.4 安全中心”,但經過編輯這部分內容被放到了文檔的46頁,章節編號和名稱變成了“1.5 Windows安全中心”,那么所有通過這種方法插入的交叉引用的頁數和章節名稱也會自動發生變化。或者我們可以用鼠標右鍵單擊這些灰色區域,選擇“更新域”,強制進行手工更新。

  創建圖表目錄

  好了,文檔編寫完了,我們還需要在文檔的末尾對文中出現的所有圖片和表格或者其他內容列一個目錄出來,方便讀者的快速定位,這時候,如果你的圖片或表格都按照上文介紹的方法添加了題注,那么解決起來很簡單。

  將鼠標插入點放置在需要創建圖片或表格目錄的位置,打開Word2007的“引用”工具欄,單擊“插入圖表目錄”按鈕,隨后可以看到對話框。

  首先,從“題注標簽”下拉菜單中選擇你要創建索引的內容對應的題注,例如“圖表”、“圖”,或者其他你按照上文方法插入的題注,然后選擇好其他選項,并單擊確定,呵呵,搞定收工。


 
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